【洞见法律】应收账款催收前的法律准备

                                                             ----以货物买卖合同为例

       应收账款是指企业在正常的经营过程中，因销售商品、产品或提供劳务等向购货单位或接受劳务的单位收取的账款或代垫的运杂费。近年来，受新冠疫情及国际经济形势的影响，不少经营者陷入经营困难，应收账款坏账比例大幅增高，笔者明显感觉应收账款回收的司法纠纷日益增多。但在办理具体案件的过程中，笔者发现很多应收账款缺乏完整的法律要素，以至于提起诉讼缺少证据支撑，面临无法提起诉讼或者进入诉讼程序后败诉的风险。

本篇文章以常见的货物买卖合同为例，向读者阐释应收账款催收前如何做好法律准备，旨在提示经营者留存交易证据，避免发生没有“白纸黑字”说不清的法律风险。

       在应收账款形成前建议经营者完善必要法律文件。为了保证证据的法律效力，在买卖交易中，建议相关法律文件均由交易双方盖章签字（交易主体为单位的，建议在盖章的同时，由法定代表人或者授权代表签字），并保存文件原件。

一、买卖合同：在与需方签订买卖合同时，要注意以下事项，以避免日后主张应收账款时与需方产生分歧而带来经营风险：

（1）明确各项交易条件，如：价格（含税或不含税）、数量、规格、型号、付款方式、付款日期、运输、验收流程、验收标准等；

（2）明确双方的权利、义务和违约责任，建议违约责任明确约定违约金金额或者计算方式，违约金不宜过高或者过低，应结合合同实际情况确定；

（3）明确合同履约期限；

（4）明确双方的交易代表，尤其需要明确指定联系人员的联系方式，包括电话、微信、邮箱、地址；

（5）明确争议解决途径，尽量争取在供方所在地法院提起诉讼，若需方强势，可约定为原告所在地法院，减少诉讼发生时的距离成本或其他不利因素。

二、对账单：财务要形成定期的对账制度，根据自身情况定期通过书面函件或约定的联系方式与需方核对一次账目。以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差，供方要尤为重视：

（1）产品结构为多品种、多规格；

（2）产品的回款期限不同，或因经营条件不同而同种产品回款期限不同；

（3）产品出现平调、退货、换货时；

（4）经销商不能够按单对单（销售单据或发票）回款；

（5）要拒绝用货款垫支其他款项（客户返利、破损产品货款、广告款、终端销售推广费用等）。

建议对账单尽量将具体的交易情况载明，并在对账单末尾添加“本对账单系债权催收凭证，具有催收意思表示”，以此保障诉讼时效。

三、订货通知单：如果交易双方签订的系框架合同，每一次交易的要素如价格、数量、规格、名称等均不相同，建议供方制定订货通知单模版，每次需方要求发货时，要求需方出具订货通知单，订货通知单载明关键的交易要素，以此可作为结算款项的依据。

四、物流单据：当下，物流行业发展迅速，很多供方将货物委托物流公司运输后，没有注意留存货物运输的单据，导致难以证明已经提供货物。针对物流运输的货物，一定注意运输单据中载明需方指定的收货信息，并保留物流信息，在需方收货之时，第一时间通过指定联系方式确认需方是否收到货物；针对供方自行运输的货物，则在需方收货时，要求需方指定人员签字。

五、聊天记录、通话录音、监控视频：关于交易相关的微信聊天记录、短信往来、通话录音、交易视频需留存。

以上几类证据仅为笔者认为较为关键和重要的，不同的交易有其特殊性。经营者一定要有证据保存、搜集意识，建立完善的交易台账管理制度，同时相关法律文件一定要有专业人员把关，避免不必要的法律风险。

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十四条“电子数据包括下列信息、电子文件：

（一）网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；

（二）手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息；

（三）用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息；

（四）文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；

（五）其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。